Оптимізація бізнес-процесів

Одним з найважливіших аспектів внутрішньої діяльності будь-якої компанії є пошук можливостей оптимізації найбільш поширених та повторюваних бізнес-процесів. Це зовсім не нова концепція, бо кожне успішне підприємство постійно розробляє методи покращення діяльності, пов’язаної з персоналом, технологіями, клієнтами, покупцями і т. п.

Взагалі ж, оптимізація бізнес-процесів складається з отримання інформації про продуктивність шляхом моніторингу або моделювання; визначення потенційних або дійсних труднощів та можливостей для економії ресурсів або вдосконалення; застосування цих покращень в реалізації процесу. Інструменти глибинного аналізу можуть допомогти у виявленні критичної активності та проблемних місць

Для будь-якої компанії оптимізація бізнес-процесів різними способами допомагає:

  • Скоротити витрати.
  • Зекономити час.
  • Збільшити ефективність процесів.
  • Забезпечити послідовність управління бізнес-процесами.
  • Сприяти вдосконаленню компанії вцілому.

Більш конкретно про найважливіші внутрішні аспекти діяльності підприємства:

Персонал

Майже завжди брак знань та досвіду або призводять до катастрофічних наслідків, або є досить специфічною причиною у відставанні в плані робочих процесів. Ключовим рішенням у цьому випадку є ліквідація цих недоліків. Для збільшення знань та досвіду трудових ресурсів можна застосовувати різноманітні засоби: тренінги, вебінари, групові обговорення, забезпечення доступу до онлайн-сервісів, які допомогли робітникам отримувати нову потрібну інформацію у зручний для них час.

Було багаторазово помічено, що продуктивність трудовихх ресурсів покращується при періодичному проведенні тренінгів, а ефективність роботи операційного персоналу підвищується при плануванні технічного обслуговування і моніторингу виконання. Все це однозначно позитивно впливає на мінімізацію виробничих втрат, вартість технічного і гарантійного обслуговування.

У деяких випадках підприємства мають проблеми через відсутність кваліфікованого персоналу, який міг би займатися плануванням ресурсів. Іноді це відбувається внаслідок спроби урізати видатки, коли компанія наймає недосвідчених (“дешевих”) співробітників. Це стає причиною значних втрат для організації. Тому перед оновленням або зміною ресурсної стратегії необхідно проводити обережне планування, яке має засновуватися на детальному аналізі зовнішньої та внутрішньої ситуації.

Технології

Для прийняття необхідних стратегічних рішень і виконання повсякденних задач бізнес може використовувати різні технології. Це може бути готове серійне або виготовлене на замовлення програмне забезпечення. Проте, незалежно від технологій, які використовує компанія, оптимізація зачіпає найосновніші види діяльності підприємства. Технологічне вдосконалення основеих процесів допоможе “підняти планку” всього підприємства.

Процес

Кожне підприємство використовує свої власні процеси, які, тим не менше, відповідають правилам та процедурам, властивим для конкретної галузі. Для цього аспекту найважливішим є стандартизація та вдосконалення існуючих бізнес-процесів. Оптимізація може проводитися різними шляхами: ретельне, від початку до кінця, вивчення конкретного процесу або окремо взятого бізнес-циклу; усунення надлишкових витрат часу и ресурсів без негативного впливу та ризику для бізнесу в цілому.

В більш широкому сенсі оптимізація процесів може включати в собі наступну послідовність дій:

  • Розуміння процесу.
  • Розуміння проблем процесу.
  • Факторний аналіз та оцінка.
  • Підготовка об’єднаних рішень і підходів.
  • Впровадження та виконання рішень.

Розуміння процесу. Будь-яка діяльність, спрямована на оптимізацію важливого бізнес-процесу, має починатися з його розуміння, виявлення найкращих способів його реалізації та порівняння з діючими на підприємстві.

Розуміння проблем процесу. Розуміння проблем стосується виявлених в процесі затримок або в деяких його етапах і не має відношення до усталеного процесу в цілому. Рішенням може бути змінення певних кроків або завдань, відмова від надто витратних етапів або їх об’єднання для більш ефективної роботи.

Факторний аналіз. Необхідно проводити систематичний збір даних для проведення аналітики та оцінки поточних потокових процесів, документації та компетентності трудових ресурсів.

Підготовка об’єднаних рішень та підходів. Наступним етапом після проведення аналізу та оцінки є підготовка об’єднаних рішень та підходів. Іноді клієнт самостійно вказує на проблему, і в таких випадках визначити проблемні точки підприємства та сфокусуватися на пошуку рішень або підходів значно простіше.

Доповідь про процес оптимізації може містити:

  • Головні проблемні точки.
  • Доступні варіанти рішень.
  • Детальне описання ключових рішень.
  • Рекомендовані підходи та рішення.
  • План дій з реалізації розв’язання існуючих проблем.

Впровадження та виконання рішень. На цьому етапі відбувається впровадження рекомендованих рішень. Для відстежування ефективності використовуються різні види інструментів. Деякі компанії зупиняютсья на цьому кроці через різні обмеження (особливості технології виробництва, відсутність можливості інтеграції в існуючу бізнес-модель, нестача кваліфікованого персоналу і т. п.).