Оптимізація бізнес-процесів
Одним з найважливіших аспектів внутрішньої діяльності будь-якої компанії є пошук можливостей оптимізації найбільш поширених та повторюваних бізнес-процесів. Це зовсім не нова концепція, бо кожне успішне підприємство постійно розробляє методи покращення діяльності, пов’язаної з персоналом, технологіями, клієнтами, покупцями і т. п.
Взагалі ж, оптимізація бізнес-процесів складається з отримання інформації про продуктивність шляхом моніторингу або моделювання; визначення потенційних або дійсних труднощів та можливостей для економії ресурсів або вдосконалення; застосування цих покращень в реалізації процесу. Інструменти глибинного аналізу можуть допомогти у виявленні критичної активності та проблемних місць
Для будь-якої компанії оптимізація бізнес-процесів різними способами допомагає:
- Скоротити витрати.
- Зекономити час.
- Збільшити ефективність процесів.
- Забезпечити послідовність управління бізнес-процесами.
- Сприяти вдосконаленню компанії вцілому.
Більш конкретно про найважливіші внутрішні аспекти діяльності підприємства:
Персонал
Майже завжди брак знань та досвіду або призводять до катастрофічних наслідків, або є досить специфічною причиною у відставанні в плані робочих процесів. Ключовим рішенням у цьому випадку є ліквідація цих недоліків. Для збільшення знань та досвіду трудових ресурсів можна застосовувати різноманітні засоби: тренінги, вебінари, групові обговорення, забезпечення доступу до онлайн-сервісів, які допомогли робітникам отримувати нову потрібну інформацію у зручний для них час.
Було багаторазово помічено, що продуктивність трудовихх ресурсів покращується при періодичному проведенні тренінгів, а ефективність роботи операційного персоналу підвищується при плануванні технічного обслуговування і моніторингу виконання. Все це однозначно позитивно впливає на мінімізацію виробничих втрат, вартість технічного і гарантійного обслуговування.
У деяких випадках підприємства мають проблеми через відсутність кваліфікованого персоналу, який міг би займатися плануванням ресурсів. Іноді це відбувається внаслідок спроби урізати видатки, коли компанія наймає недосвідчених (“дешевих”) співробітників. Це стає причиною значних втрат для організації. Тому перед оновленням або зміною ресурсної стратегії необхідно проводити обережне планування, яке має засновуватися на детальному аналізі зовнішньої та внутрішньої ситуації.
Технології
Для прийняття необхідних стратегічних рішень і виконання повсякденних задач бізнес може використовувати різні технології. Це може бути готове серійне або виготовлене на замовлення програмне забезпечення. Проте, незалежно від технологій, які використовує компанія, оптимізація зачіпає найосновніші види діяльності підприємства. Технологічне вдосконалення основеих процесів допоможе “підняти планку” всього підприємства.
Процес
Кожне підприємство використовує свої власні процеси, які, тим не менше, відповідають правилам та процедурам, властивим для конкретної галузі. Для цього аспекту найважливішим є стандартизація та вдосконалення існуючих бізнес-процесів. Оптимізація може проводитися різними шляхами: ретельне, від початку до кінця, вивчення конкретного процесу або окремо взятого бізнес-циклу; усунення надлишкових витрат часу и ресурсів без негативного впливу та ризику для бізнесу в цілому.
В більш широкому сенсі оптимізація процесів може включати в собі наступну послідовність дій:
- Розуміння процесу.
- Розуміння проблем процесу.
- Факторний аналіз та оцінка.
- Підготовка об’єднаних рішень і підходів.
- Впровадження та виконання рішень.
Розуміння процесу. Будь-яка діяльність, спрямована на оптимізацію важливого бізнес-процесу, має починатися з його розуміння, виявлення найкращих способів його реалізації та порівняння з діючими на підприємстві.
Розуміння проблем процесу. Розуміння проблем стосується виявлених в процесі затримок або в деяких його етапах і не має відношення до усталеного процесу в цілому. Рішенням може бути змінення певних кроків або завдань, відмова від надто витратних етапів або їх об’єднання для більш ефективної роботи.
Факторний аналіз. Необхідно проводити систематичний збір даних для проведення аналітики та оцінки поточних потокових процесів, документації та компетентності трудових ресурсів.
Підготовка об’єднаних рішень та підходів. Наступним етапом після проведення аналізу та оцінки є підготовка об’єднаних рішень та підходів. Іноді клієнт самостійно вказує на проблему, і в таких випадках визначити проблемні точки підприємства та сфокусуватися на пошуку рішень або підходів значно простіше.
Доповідь про процес оптимізації може містити:
- Головні проблемні точки.
- Доступні варіанти рішень.
- Детальне описання ключових рішень.
- Рекомендовані підходи та рішення.
- План дій з реалізації розв’язання існуючих проблем.
Впровадження та виконання рішень. На цьому етапі відбувається впровадження рекомендованих рішень. Для відстежування ефективності використовуються різні види інструментів. Деякі компанії зупиняютсья на цьому кроці через різні обмеження (особливості технології виробництва, відсутність можливості інтеграції в існуючу бізнес-модель, нестача кваліфікованого персоналу і т. п.).
- Опубліковано в Автоматизація, Консалтінг, Управління персоналом
Макдональдизація
У 1939 році брати Моріс та Річард МакДональди, після кількох невдалих спроб зайнятися роздрібною торгівлею, помітили, що в умовах економічної депресії лише один вид бізнесу приносить стабільний прибуток, і це кіоски з хот-догами. У світлі цього відкриття вони вирішили відкрити придорожню забігайлівку, в якій продавали фаст-фуд. За перший рік роботи бізнес приніс 40 тис. доларів.
Аби дізнатися причину такого приголомшливого успіху та знайти шляхи збільшення прибутків, брати провели детальний аналіз підприємства. Також вони вирішили реорганізувати роботу підприємства наступним чином:
- Відмовились від обслуговуючого персоналу, відвідувачі самостійно забирають замовлення на касі.
- Скоротили меню з 25 найменувань до дев’яти.
- Тарілки замінили на картонні коробки, збільшивши таким чином продажі страв “з собою”. Також відпала потреба в митті посуду.
Один з постачальників МакДональдів був настільки вражений їхнім підприємством, що запропонував викупити права на франшизу. Ця людина — Рей Крок — створила нову бізнес-модель, за допомогою якої кількість фаст-фудів з семи у 1955 році збільшилася до більш ніж 30000 станом на сьогодні.
Ключовою особливістю бізнес-моделі “МакДональдсів” є той факт, що вони реалізують однорідну продукцію у величезній кількості. Така діяльність має велику кількість аспектів, з яких можна виділити наступні:
- Ефективність. Дешеве виробництво, швидкість доставки та раціональне використання ресурсів.
- Вимірюванність. Більшість операцій проходять з врахуванням кількісних показників, таких як вага, розмір, час очікування та вартість.
- Передбачуваність. Покупці можуть з впененністю купляти продукцію будь-де у світі не роздумуючи. Можно без побоювань придбати біг-мак в Манчестері або Пекіні — якість і смак не будуть відрізнятися.
- Контроль. Виготовлення подібної продукції включає в себе використання певного набору матеріалів та простої, попередньо визначеної послідовності задач. Виходячи з цього, оцінку ефективності дуже просто здійснити шляхом порівняння фактичних витрат з розрахунковими.
Звичайно, це не нова ідея. Сходий метод управління був розроблений ще Ф. Тейлором і Г. Фордом. Макдональдизація — це розвиток старих ідей, які в деяких галузях економіки перестали бути актуальними.
Наразі більшість розмов про управлінський облік відбувається довкола того, як постійне зменшення життєвого циклу продукту, зростання кастомізації та розширення післявиробничого обслуговування обмежують саму концепцію розрахункової вартості. Більше того, звучать заяви про те, що традиційний підхід (статистична оптимізація) до оцінювання ефективності за допомогою порівняння фактичних витрат з розрахунковими не враховує цілий пласт сучасних методик в таких галузях як всезагальне управління якістю, функціонально-вартісний аналіз та безперервне вдосконалення процесів. Все це конфліктує з бізнес-моделлю МакДональдів.
У 1993 році американський соціолог Джордж Рітцер видав книгу під назвою “Макдональдизація суспільства”, в якій показав зневагу до цієї системи, виділивши наступні негативні сторони:
“Швидка їжа” в “МакДональдсі” не така вже й швидка. Відвідувачам часто доводиться стояти в чергах, перш ніж вони зможуть отримати своє замовлення, а потім потрібно шукати вільний столик, за яким можна було б поїсти. Розмір і якість порцій можуть бути передбачуваними, та другий показник не вище середнього. Використання одноразового пакування та посуду перекладає витрати на їх сбір та утилізацію на комунальні служби, робота яких оплачується з податків.
Відвідувачі займаються самообслуговуванням, і їм доводиться прибирати зі столів залишки їжі та пакування, що також є проявом перекладання видатків на чужі плечі.
Стандартизація та розподіл робочих процесів дає робітникам надзвичайно мало відповідальності та можливостей для розвитку. Взаємодія з низькокваліфікованим та низькооплачуваним персоналом негативно відображається на враженнях відвідувачів.
Підходи, які використовуються в макдональдизації, глибоко проникли в різні галузі економіки. Наприклад, користувачам онлайн-банкінгу доводиться виконувати левову частку роботи самотужки. За допомогою комп’ютера можна отримати доступ до власного рахунку і проводити деякі операції, а готівку можна отримати в банкоматі. Цього може бути достатньо, допоки не виникне якась проблема або специфічна необхідність. Тоді доводиться дзвонити в банк, вислуховувати автовідповідач, чекати вільного
Велика кількість постачальників послуг використовують бізнес-моделі, що включають елементи МакДональдівского підходу для зменшення власних витрат. Проте, проблема полягає в тому, що зниження видатків часто пов’язана з їх екстерналізацією, погіршенням якості та недостатньою увагою до індивідуальних потреб покупців. Всі ці фактори протиречать сучасним концепціям та бізнес практикам, які використовуються в багатьох галузях економіки.
Макдональдизація як бізнес-стратегія може бути задовільною в деяких сфера підприємницької діяльності, проте є свідчення того, що в інших бізнес-сферах такі ідеї можуть бути неприйнятними.