Одним из самых важных аспектов внутренней деятельности любой компании является поиск возможностей оптимизации наиболее распространенных и повторяющихся бизнес-процессов. Это отнюдь не новая концепция, так как каждое состоявшееся предприятие постоянно разрабатывает методы улучшения деятельности, связанной с персоналом, технологиями, клиентами и покупателями и т. д.

В общем и целом, оптимизация бизнес-процессов включает получение информации о производительности путем мониторинга или моделирования; определение потенциальных или действительных трудностей и потенциальных возможностей для экономии средств или усовершенствований; применение этих улучшений в реализации процесса. Инструменты глубинного анализа могут помочь в выявлении критической активности и проблемных мест, увеличивая продуктивность бизнеса.

Для любой компании оптимизация бизнес-процессов разными способами помогает:

• Сократить затраты.
• Сэкономить время.
• Увеличить эффективность процессов.
• Обеспечить последовательность в управлении бизнес-процессами.
• Поспособствовать усовершенствованию компании в целом.

Более конкретно о важнейших внутренних аспектах любого предприятия:

Персонал

Почти всегда недостаток знаний или опыта либо приводят к катастрофическим последствиям, либо являются весьма специфической причиной в отставании в плане рабочих процессов. Ключевым решением в данном случае является ликвидация этих недостатков. Для увеличения знаний и опыта трудовых ресурсов можно применять разнообразные средства: тренинги, вебинары, групповые обсуждения, обеспечение доступа к онлайн-сервисам, чтобы работники могли повышать свои знания в удобное для них время.

Неоднократно было замечено, что производительность трудовых ресурсов улучшается при периодическом применении тренингов, а эффективность работы операционного персонала повышается при планировании технического обслуживания и мониторинге исполнения. Все это однозначно положительно сказывается на минимизации производственных потерь, стоимость технического и гарантийного обслуживания.

В некоторых случаях предприятия испытывают трудности из-за отсутствия квалифицированного персонала, который бы мог заниматься планированием ресурсов. Иногда это происходит вследствие попытки урезать расходы, когда компания нанимает неопытных («дешевых») сотрудников. Это оборачивается большими потерями для организации. Поэтому перед обновлением или изменением ресурсной стратегии, необходимо проводить осторожной планирование, которое должно основываться на тщательном анализе внешней и внутренней ситуации.

Технологии

Для принятия необходимых стратегических решений и выполнения повседневных задач бизнес может использовать разные технологии. Это может быть как готовое серийное, так и разработанное под заказ программное обеспечение. Однако, независимо от технологий, которые использует компания, оптимизация, основываясь на серийном или заказном ПО, задевает самые основы деятельности. Технологическое усовершенствование основных процессов поможет «поднять планку» всего предприятия.

Процесс

Каждое предприятие использует свои собственные процессы, которые, тем не менее, соответствуют правилам и процедурам, свойственным для конкретной отрасли. Для этого аспекта важнейшим является стандартизация и усовершенствование существующих бизнес-процессов. Оптимизация может проводиться разными путями: тщательное, от начала и до конца, изучение конкретного процесса или отдельно взятого бизнес-цикла; устранение избыточных затрат времени и средств без отрицательного влияния и риска для бизнес в целом.

В более широком смысле оптимизация процессов может включать следующую последовательность действий:

• Понимание процесса.
• Понимание проблем процесса.
• Факторный анализ и оценка.
• Подготовка объединенных решений и подходов.
• Внедрение и исполнение решений.

Понимание процесса. Любая деятельность, направленная на оптимизацию важного бизнес-процесса должна начинаться с его понимания, выявления лучших способов его реализации и сравнения с действующим на предприятии.

Понимание проблем процесса. Понимание проблем касается выявленных в процессе задержек или в некоторых его этапах, и не относится к установленному процессу в целом. Решением может быть изменение определенных шагов или заданий, устранение чрезмерно затратных этапов или их объединение для более эффективной работы.

Факторный анализ. Необходимо проводить систематический сбор данных для проведения аналитики и оценки поточных процессов, документации и компетентности трудовых ресурсов.

Подготовка объединенных решений и подходов. После проведения анализа и оценки наступает черед подготовки объединенных решений и подходов. Иногда клиент самостоятельно указывает на проблему, и в таких случаях проще определить проблемные точки предприятия и сфокусироваться на поиске решения или подходов к решению.

Доклад о процессе оптимизации может содержать:

• Главные проблемные точки.
• Доступные варианты решений.
• Подробное описание ключевых решений.
• Рекомендованные подходы и решения.
• План действий по реализации решений существующих проблем.

Внедрение и исполнение решений. На этом этапе проводится внедрение рекомендованных решений. Для отслеживания эффективности используются разные виды инструментов. Некоторые компании останавливаются на этом шаге из-за разных ограничений (особенности технологии производства, отсутствие возможности интеграции в существующую бизнес-модель, недостаток квалифицированного персонала и т. п.).